Application et logiciel pour société de nettoyage : comment choisir

Commencez par votre vrai problème

Les besoins d'une entreprise de propreté se rangent en général dans quatre familles :

• prouver les passages aux clients et faire remonter les anomalies ;
• organiser les plannings, les tournées et les remplacements ;
• suivre les heures des agents pour la paie ;
• gérer le commercial : devis, contrats, facturation.

Un outil qui fait tout coûte plus cher et demande plus de temps de mise en place. Pour une petite entreprise de quelques agents, la priorité est souvent la première : les clients qui doutent du travail fait, les réclamations, les comptes rendus retapés le soir. Identifiez ce qui vous fait perdre du temps ou des clients aujourd'hui, et choisissez d'abord pour cela.

Les critères qui comptent

La preuve de passage

C'est le cœur du sujet. Vérifiez que l'application enregistre automatiquement la date et l'heure du passage, permet d'ajouter des photos et de signaler des anomalies, et surtout que le client reçoit quelque chose de lisible sans effort. Demandez-vous : que reçoit concrètement mon client, et doit-il créer un compte ? Un portail client que personne n'ouvre ne prouve rien ; un rapport reçu par e-mail est lu.

La simplicité pour les agents

Vos agents utilisent leur téléphone, entre deux sites, parfois avec des gants, et tous ne sont pas à l'aise à l'écrit. Une application trop riche ne sera pas utilisée, et vous reviendrez au cahier papier. Regardez le nombre d'écrans pour déclarer un passage, la possibilité de dicter plutôt que taper, et ce qu'il faut installer. Le meilleur test : faites essayer l'outil par l'agent le moins à l'aise avec le numérique.

Le prix : par entreprise ou par utilisateur

Deux modèles coexistent : un abonnement par utilisateur, ou un forfait par entreprise. Le prix par utilisateur paraît bas au départ, mais il grimpe avec chaque embauche, chaque remplaçant, chaque saisonnier. Faites le calcul pour votre équipe actuelle, puis pour celle que vous visez dans deux ans. Vérifiez aussi le nombre minimum d'utilisateurs, la durée d'engagement, les frais de mise en place, et la différence entre un essai limité dans le temps et une offre gratuite permanente.

RGPD et données de vos salariés

Un logiciel de suivi des passages traite des données sur vos agents et sur les sites de vos clients. Demandez où sont hébergées les données, si un contrat de sous-traitance (DPA) est disponible pour vos clients, et comment récupérer ou supprimer vos données si vous changez d'outil. La géolocalisation des salariés est encadrée : si un outil la propose, renseignez-vous auprès de la CNIL avant de l'activer. Enfin, donnez une consigne claire à vos agents : photographier les lieux, jamais les personnes.

Les questions à poser avant de choisir

• Combien coûte l'outil pour toute mon équipe, remplaçants compris ?
• Y a-t-il un engagement, et comment résilier ?
• Que reçoit mon client après chaque passage ?
• Combien de temps faut-il à un agent pour déclarer un passage ?
• Que se passe-t-il quand il n'y a pas de réseau sur le site ?
• Puis-je exporter mes données ?

Où se situe OK Propre

OK Propre se concentre sur la preuve de passage. L'agent dicte son compte rendu avec le micro de son téléphone, ajoute photos et anomalies ; l'IA rédige un rapport structuré que l'agent relit avant de l'envoyer. Le client reçoit le PDF par e-mail, sans compte à créer. Le gérant voit tous les passages, filtre par site ou par agent, et suit les anomalies jusqu'à leur résolution. Il n'y a rien à installer depuis un store : l'application s'ouvre dans le navigateur et s'ajoute à l'écran d'accueil.

Ce que l'outil ne fait pas aujourd'hui : le planning des tournées, le pointage et la géolocalisation, les devis et la facturation, la signature du client sur place, ni le travail hors connexion (le brouillon reste à l'écran en attendant le réseau). Si ces fonctions sont votre priorité, un logiciel de gestion plus complet sera plus adapté, et rien n'empêche de combiner les deux.

Côté prix : gratuit pour 1 site client et 3 membres, puis 14 € HT par mois pour toute l'entreprise avec l'offre Pro, sans facturation par utilisateur.

Pour vous faire une idée du résultat, voyez notre exemple de rapport de passage nettoyage. Et si vous n'êtes pas prêt à passer au numérique, commencez par notre modèle de cahier de passage gratuit.