Modèle de cahier de passage nettoyage (PDF gratuit)

Qu'est-ce qu'un cahier de passage ?

Le cahier de passage est le document laissé sur le site du client, sur lequel l'agent d'entretien note chacun de ses passages. On parle aussi de fiche de passage, de feuille d'émargement ou de registre de passage : le principe est le même, une ligne par passage, signée.

Il sert à trois choses :

• prouver la présence de l'agent, à une date et à des heures données ;
• tracer le travail fait, zone par zone, pour répondre aux questions du client ;
• faire remonter les problèmes : une fuite, une ampoule grillée, un consommable manquant.

Les colonnes à prévoir

Le modèle ci-dessus contient toutes les colonnes utiles. Gardez celles que votre contrat demande :

• Date du passage.
• Heure d'arrivée et heure de départ : le temps passé sur site, utile quand le contrat prévoit un volume horaire.
• Zones nettoyées : hall, escaliers, bureaux du 2e étage, sanitaires, parking…
• Tâches réalisées : aspiration, lavage des sols, vidage des corbeilles, vitres, désinfection des points de contact.
• Produits utilisés : demandé sur certains sites (crèches, cabinets de santé) ou quand le client exige des produits écolabellisés.
• Anomalies et remarques : ce que l'agent a constaté et qui ne dépend pas de lui.
• Visa agent : initiales ou signature.
• Visa client : gardien, gestionnaire, personne à l'accueil. Il n'est pas toujours possible (passage tôt le matin) : convenez d'un visa hebdomadaire si besoin.

Comment l'utiliser selon le type de client

Copropriétés et syndics

Placez le cahier dans la loge ou le local technique. Les membres du conseil syndical le consultent souvent, et le gestionnaire du syndic le demande dès qu'un résident se plaint. Prenez l'habitude d'envoyer une photo de la page au syndic en fin de mois : vous aurez une trace de votre côté.

Bureaux

Les passages ont souvent lieu hors des heures de bureau : personne ne peut signer. Laissez le cahier à l'accueil ou dans le local ménage, et demandez un visa groupé une fois par semaine à votre interlocuteur.

Commerces

Le passage se fait en général avant l'ouverture. Le responsable du magasin peut viser la ligne à son arrivée, ce qui règle les discussions le jour même plutôt qu'un mois plus tard.

Dans tous les cas : une page par mois, un cahier relié plutôt que des feuilles volantes, un stylo attaché, et les pages pleines récupérées et archivées par le gérant.

Les limites du cahier papier

• Les feuilles se perdent : arrachées, mouillées, jetées par erreur.
• L'écriture est parfois illisible, les abréviations aussi.
• Pas de photos : « sols lavés » sur une ligne ne montre pas l'état des sols.
• Le client conteste : « personne n'est venu mardi ». Une ligne écrite à la main ne prouve pas qu'elle a été remplie le jour même.
• L'information arrive tard : le gérant découvre une anomalie notée trois semaines plus tôt en passant récupérer le cahier.

L'alternative numérique

Le principe reste le même, sans papier. Avec OK Propre, l'agent dicte son passage sur son téléphone en quelques secondes, ajoute ses photos et les anomalies, puis relit et envoie. La date et l'heure du passage sont enregistrées automatiquement, et le client reçoit un rapport PDF par e-mail, sans créer de compte. Vous voyez tous les passages et les anomalies en cours depuis votre tableau de bord.

Pour voir à quoi ressemble ce document, consultez notre exemple de rapport de passage nettoyage. Et si vous comparez plusieurs outils, voici les critères pour choisir une application pour société de nettoyage.

Rien n'empêche de garder le cahier papier en parallèle quelques semaines, le temps que le client s'habitue aux rapports par e-mail.

Questions fréquentes